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Gmailでフォルダの自動振り分けを設定するにはフィルタ設定をすれば解決!!

Gmailを使っていて不便に感じることはありませんか?

私はGmailを使い始めたばかりのころはサブメールアドレスとして使っていたので不便に感じたことはなかったのですが、Gmailをメインに使うようになってから不便に感じていることがあります。

それがメールを自動でフォルダ分けできない!ということです。

そこでフォルダ分けする方法をいろいろ調べて分かったことが、Gmailはフォルダという考え方はないのですが、その代わりにフィルタという機能でメールの自動振り分けができるということです。

今回はGmailでフィルタ機能を使ってメールの自動振替の設定方法をご紹介します。

フィルタ機能で一番簡単な自動振り分け設定

まずはGmailのトップ画面を開きます。そうすると右上の歯車マークの設定ボタンがあるのでクリック。メニューが出てくるので設定を選択する。

設定画面が表示されるので『フィルタとブロック中のアドレス』という設定項目を選択。フィルタの設定状況画面が出てくるので、中央にある『新しいフィルタを作成』を選択します。

新しいフィルタを作成を選択すると上のような設定画面が出てきます。この画面で『From』の箇所に振り分けしたいメールアドレスを画像のように登録します。その後に右下にある『この検索条件でフィルタを作成』を選択します。

補足
ここではFromに『@twitter.com』と入力しているのでツイッターからのメールがすべて選択されます。
入力するメールアドレスを『〇〇〇@twitter.com』『△△△@twitter.com』といった形で@の前の内容で細かく分けたいというときは@の前の内容を一緒に登録したほうがいいです。

『この検索条件でフィルタを作成』を選択すると上の画像のようにフィルタの詳細設定が出てきます。この中で必要項目を選択していきます。

必ず設定していた方がいい項目
1.受信トレイをスキップ(アーカイブする)・・・今まで届いていた受信トレイには保存されず選択したラベルに保存されます。
2.ラベルをつける・・・これが自動的に振り分けたいフォルダになります。

必要に応じて設定したほうがいい項目
3.スターをつける・・・お気に入り登録的な機能でメールをあとで探しやすくなる。
4.常に重要マークをつける・・・一般のメールと判別しやすくなる
5.迷惑メールにしない・・・間違って迷惑メールに入らなくなる

受信トレイをスキップ(アーカイブする)とラベルをつけるは必ず設定したほうがいいですが、スターをつける、常に重要マークをつける、迷惑メールにしないは必要あれば設定すればいいです。

また、すでに同じメールアドレスが受信トレイにある場合は『5件の一致するスレッドにもフィルタを適用する』を選択すれば同じメールアドレスすべてに適用されます。

ラベル(フォルダ)の設定方法

フィルタを作成するときに『ラベルをつける』でラベルを選択してラベル(フォルダ)を新規追加します。

新しいラベル名を選択してくださいという箇所にラベル名(フォルダ名)を入力して作成を選択。そして最後にフィルタ作成を選択すればフィルタ分けが終了です。

フィルター分けを設定した結果

フィルタ分けをした結果、Gmailの下書きの下に『Twitter』というフィルタが新しくできているのが分かると思います。これが先ほど新しくフィルタ追加した内容になります。

このフィルターを開くと『@twitter.com』のメールがすべて移動しています。また、フィルタの詳細を設定した時に『受信トレイをスキップ(アーカイブする)』にチェックを入れたと思いますが、この設定が影響してくるのが下の画像です。

フィルタ設定をする前はメインフォルダにGoogleとTwitterのメールが入っていましたが、フィルタ設定後はGoogleからのメールだけになっています。これが『受信トレイをスキップ(アーカイブする)』という設定のおかげです。

これを設定していないとメインフォルダと個別のフォルダの両方に保存されてフィルタ設定する意味がないと思うので設定するのを忘れないようにしましょう。

Gmailフィルタ設定のまとめ

今回はGmailのフィルタ設定について説明しました。これが一番簡単な設定方法です。

フィルタ設定というと馴染みがないかもしれませんが、『フィルタ設定=フォルダ設定』ということになるのでフィルタの設定をしてみましょう。

これで仕事用のメール、プライベートなメール、必要なメール、メルマガなどきれいに分類することができます。